Het ogenschijnlijke gemak waarmee de nieuwste IT snufjes over ons heen worden gestort, leidt ons af van de daarvoor vereiste inspanning. Het risico is dat we vanuit het gevoel iets geheel nieuws nodig te hebben, er te makkelijk over denken of achteloos terugdeinzen om er zuurverdiend geld voor neer te leggen. BCP Software kent als software leverancier en adviseur, de vernieuwingsdrang en de terugkerende technologische golven. We herinneren ons bijvoorbeeld goed hoe Google in opkomst kwam, wat daarbij kwam kijken, en wat het ons destijds al opleverde.

Vanuit het ambachtelijk inzicht een schets over wat automatisering nu eigenlijk is, de trends en wat er volgens onze mening nodig is om een duurzame ontwikkeling mogelijk te maken.

Pre-IT-tijdperk

Voordat IT overal aanwezig was, bestond samenwerken tussen mensen uit afspraken van aangezicht tot aangezicht. Bij een toename van het aantal medewerkers werden steeds meer werk en -afspraken voorzien van formulieren en kaartenbakken. De noodzaak hiervoor is voor iedereen duidelijk. De gegevens kunnen worden uitgewisseld en toegankelijk worden gemaakt voor alle betrokkenen zonder dat er telkens een mondelinge overdracht hoeft plaats te vinden. En als er een medewerker afwezig is, dan kan de bedrijfsvoering doorgang vinden omdat alles in naslagwerk terug te vinden is. Ook jaren na de daadwerkelijke activiteiten is er nog informatie beschikbaar, mocht dat nodig zijn.

Computer opkomst

Allereerst werden de geavanceerde computers ingezet voor zeer specifieke wiskundige problemen. Van het berekenen van kogelbanen tot het oplossen van route optimalisaties van handelsreizigers. Maar naarmate er meer en meer apparaten op de wereld verschenen werd de programmeerbaarheid ervan flexibeler, en nam het aantal toepassingen toe. Al snel kwamen we in de wereld van electronische kaartenbakken en digitale formulieren. Onze werkafspraken en activiteiten werden niet langer met papier ondersteund, maar met name door schermen waarin de informatie op electronische wijze getoond en opgeslagen werd.

Schaalgrote en groter

De toename van computers in de jaren 80 maakten dat steeds meer mensen een examplaar hadden, en de toepassingen werden steeds diverser. Waar in het begin een computer een enkele taak had, vervulde het nu meer dan één taak, en bevatte het aanzienlijk meer computerprogramma's. Deze computerprogramma's werden echter steeds ingezet voor een enkel soort taak en beperkte groep gebruikers. De bedrijfsvoering werd voornamelijk gestuurd door kengetallen opgehoest door medewerkers die de computerprogramma's bedienden. Maar meer computers, meer programma's en meer medewerkers, maakten dat het management meer en meer behoefte kreeg aan geautomatiseerde rapportages. De behoefte ontstond om over meer dan één afdeling en meer dan één computerprogramma rapportages te realiseren.

Informatie integratie

Om over diverse systemen gegevens te kunnen verzamelen werd er steeds meer een zogeheten database ingezet. Aanvankelijk gebruikten programma's nog eigen computerbestanden, maar steeds vaker werd er een database van een externe partij ingezet om de gegevens in vast te leggen. Doordat deze database door diverse programma's op een standaard wijze kon worden benaderd, ontstond als vanzelf de behoefte om de betekenis van deze gegevens eenduidig vast te leggen. Immers nieuw te ontwikkelen programma's moesten hier gebruik van maken, of nieuwe gegevens ernaast opslaan. Het data modelleren, of informatie modelleren werd hiervoor toegepast.

App-tijdperk

Het huidige app-tijdperk is ingeluid door de opkomst van de smartphone en de tablets. En deze trend zet zich voort tot de computers waar allerlei app-stores zich meester proberen te maken van onze computer. Deze apps wisselen hun data vaak uit met een server ergens op het internet. De integratie van de gegevens is dan dus vrijwel afwezig, of verloopt alleen via soortgelijke apps op andere computers. Bedrijven gaan met hun standaard pakketten soortgelijke fasen door. De systemen zijn nauwelijk open voor integratie en proberen concurenten af te schermen. De bedrijven zijn dan gereduceerd tot gebruikers en de data is niet langer hun eigen kaartenbak.

Duurzaam snel

De ogenschijnlijk moordende marktwerking maakt dat zowel bedrijven sneller vooruit willen, als ook de software ontwikkelaars zelf. In dit tijdperk lijkt het belangrijker om iets nieuws aan te schaffen, iets nieuws op te leveren, dan om duurzaam te ontwikkelen. Duurzaam zoals in hergebruik en doorontwikkeling van het bestaande. Zou dit laatste namelijk hoog op de agenda staan, dan moet er inspanning worden geleverd om dit mogelijk te maken.

Duurzaamheid vergt stilstaan en nadenken. Nadenken over waar je je begeeft en waar je naar toe wilt. Sneller en sneller staat haaks op de duurzame ontwikkeling van een bedrijf en ook van haar eigen IT. Software ontwikkelaars worden in projecten steeds meer gedwongen om zo snel mogelijk op te leveren. Daardoor is er nauwelijks ruimte om na te denken. De apps vliegen over de toonbank, en de integratie en zorgvuldig en duurzaam ontwerpen is daarbij steeds minder aan de orde.

Zolang de nieuwste App doet wat nu nodig is, dan zien we over een tijdje wel weer wat we dan doen. Dit is een trend die niet duurzaam is. Het is een makkelijke, dure en zo mogelijk sneller, maar zeker niet duurzaam. Om werkelijk duurzaam te zijn, zowel binnen het bedrijfsleven zelf als in de automatisering, is het nodig om de informatienoodzaak en de informatiebehoefte zorgvuldig en eenduidig vast te leggen.

Informatiemodelleren

Pas als deze vastlegging gedaan is, weten de werknemers wat er gedaan wordt, en weet de IT medewerker wat er gedaan moet worden. Deze vastlegging is duurzaam en maakt nieuwe IT projecten sneller. In elke nieuwe App bedenken wat nodig is, of wat iets betekent, is dan namelijk niet meer nodig. Er is ook voor de toekomst scherp vastgelegd wat de informatiebehoefte is en wat de informatienoodzaak behelst.

Informatiemodellering is daarmee een noodzaak als je duurzaam wilt automatiseren, en een voorwaarde om in de toekomst sneller te automatiseren. Om te garanderen dat iedere werknemer deze informatie begrijpt en dat iederen IT medewerker deze goed hanteert zet BCP Software de zogeheten feit-gebaseerde-methode in. Deze methode en de ingezette software maken duurzaam en snel automatiseren haalbaar. Een informatiemodel beidt de mogelijkheid om de bedrijfskennis en de IT aaneen te smeden en bij elkaar te houden tijdens snelle veranderingen.